Задачи и функции

---

Задачи отдела

1. Организация, ведение и  совершенствование единой системы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) в Администрации.
2. Создание условий для ДОУ при осуществлении полномочий главы Находкинского городского округа, администрации Находкинского городского округа.
3. Исполнение в пределах своей компетенции и в целях обеспечения единой системы делопроизводства нормативных актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края, администрации Находкинского городского округа.

Функции отдела

1. Организует и проводит работу по внедрению современных методов и дальнейшему совершенствованию ДОУ, осуществляет постановку задач на разработку и совершенствование программного обеспечения по автоматизации процессов регистрации, учета и контроля.
2. Готовит методические рекомендации для функциональных, отраслевых и территориальных органов Администрации по вопросам совершенствования ДОУ.
3. Готовит аналитические справки и отчеты по вопросам совершенствования ДОУ.
4. Обеспечивает электронный документооборот Администрации в части ведения баз данных поступающей и отправляемой корреспонденции главы Находкинского городского округа, его заместителей и Администрации.
5. Принимает, обрабатывает, регистрирует и распределяет поступающую служебную корреспонденцию.
6. Оформляет, регистрирует отправляемую корреспонденцию главы Находкинского городского округа, его заместителей, руководителя аппарата администрации Находкинского городского округа и отправляет письма, телеграммы и др.
7. Обеспечивает надлежащее хранение и правомерность использования гербовой печати Администрации.
8. Осуществляет автоматизированный учет и контроль движения исполнения документов со сроками исполнения.
9. Осуществляет на основе ежедневной корректировки баз данных поступающей и отправляемой корреспонденции учет документооборота Администрации и внутреннего документооборота Отдела.
10. Выполняет для обеспечения деятельности главы Находкинского городского округа, его заместителей, руководителя аппарата и Администрации копировально-множительные и печатные работы.
11. Оформляет, регистрирует правовые акты Администрации, договоры и соглашения, заключенные главой, его заместителями и Администрацией.
12. Обеспечивает изготовление официальных копий правовых актов Администрации.
13. Осущестляет литературное и техническое редактирование проектов актов Администрации.
14. Принимает меры по сокращению сроков подготовки и прохождения документов.
15. Осуществляет документационное обеспечение мероприятий, проводимых главой Находкинского городского округа, заместителями главы, руководителем аппарата в части, определенной Инструкцией по делопроизводству в Администрации (далее - Инструкция по делопроизводству).
16. Разрабатывает образцы бланочной печатной продукции во взаимодействии с органами Администрации.
17. Контролирует в соответствии с Инструкцией по делопроизводству соблюдение требований к подготовке документов.
18. Формирует архив (в том числе и электронных документов) временного хранения правовых актов Администрации.
19. Организует ведение и обслуживание электронной базы правовых актов Администрации.
20. Рассматривает письменные и устные обращения организаций и граждан по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
21. Участвует в подготовке нормативных правовых актов Приморского края по вопросам ДОУ.
22. Комплектует архив Администрации (далее - архив) документами, образовавшимися в результате деятельности Администрации и органов Администрации, не являющихся самостоятельными источниками комплектования архива Администрации.
23. Формирует дела в соответствии с номенклатурой дел и взаимодействует с архивным отделом Администрации.
24. Обеспечивает временное хранение и использование архивных документов, образованных в процессе деятельности Адмнистрации.
25. Систематизирует архив.
26. Создает и совершенствует справочный аппарат к хранящимся в архиве организации документам, обеспечивает их сохранность.
27. Исполняет запросы органов Администрации, организаций и граждан по хранящимся в архиве документам.
28. Согласовывает эскизы бланков, печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Администрации.
29. Проверяет состояние работы по ДОУ в органах Администрации.
30. Изучает и применяет российский и зарубежный опыт совершенствования ДОУ.
31. Организует совместно с отделом муниципальной службы и кадров администрации Находкинского городского округа обучение работников Администрации по вопросам делопроизводства.
32. Оказывает методологическую помощь работникам Администрации по вопросам делопроизводства.
33. Ведет переписку по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.
34. Обеспечивает мобилизационную подготовку.
35. Участвует в формировании годовых заказов на канцелярские принадлежности и в подписке периодических изданий для организации работы Отдела.

Отдел в целях реализации своих полномочий в сфере установленной деятельности имеет право:

1. Запрашивать в установленном порядке информацию от функциональных, отраслевых и территориальных органов Администрации и организаций, связанную с осуществлением функций, возложенных на Отдел.
2. Вносить предложения по совершенствованию ДОУ.
3. Пользоваться в установленном порядке информационными банками данных Администрации, а также создавать собственные банки данных.
4. Взаимодействовать в установленном порядке и вести служебную переписку с органами исполнительной власти Приморского края, иными государственными органами, органами Администрации.

Организация деятельности

1. Отдел возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности распоряжением администрации Находкинского городского округа.
2. Начальник Отдела несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и осуществление им своих функций.
3. Штатная численность Отдела утверждается главой Находкинского городского округа. Положение об Отделе утверждается распоряжением Администрации.

Начальник отдела

1. Осуществляет общее руководство деятельностью Отдела.
2. Распределяет обязанности между сотрудниками Отдела.
3. Представляет руководителю аппарата Администрации предложения по вопросам структуры и штатной численности Отдела.
4. В установленном порядке утверждает Положение об Отделе, согласовывает должностные инструкции сотрудников.
5. Участвует в заседаниях и совещаниях, проводимых главой Находкинского городского округа, его заместителями, в заседаниях Администрации, в других совещаниях и заседаниях при обсуждении вопросов, отнесенных к компетенции Отдела.
6. Обеспечивает условия для переподготовки и повышения квалификации сотрудников Отдела.
7. В пределах своей компетенции дает распоряжение по вопросам внутренней организации работы Отдела, организует и контролирует исполнение отданных указаний, обеспечивает полноту и качество подготавливаемых Отделом документов.

В период временного отсутствия начальника Отдела ответственность за работу Отдела несет сотрудник, на которого возложено исполнение обязанностей начальника.
Права и обязанности сотрудников Отдела определяются законодательством Российской Федерации и должностной инструкцией.